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Come richiedere e cosa è la PEC? La PEC è uno strumento utilizzato da cittadini, professionisti e imprese per comunicare con la Pubblica Amministrazione, partecipare a procedure amministrative e concorsuali e inviare comunicazioni con valore legale.
Negli ultimi anni il quadro normativo e tecnologico è cambiato. È nato l’Indice Nazionale dei Domicili Digitali, sono stati introdotti nuovi obblighi per alcune categorie di imprese e amministratori di società e prosegue il percorso di adeguamento della PEC agli standard europei previsti dal regolamento eIDAS.
Vediamo come richiedere la PEC nel 2026, come funziona, cos’è e quali aspetti conoscere prima di attivarla.
Gli argomenti dell'articolo
Cos’è la PEC?
La PEC, Posta Elettronica Certificata, è un sistema di posta elettronica che attesta l’invio e l’avvenuta consegna di un messaggio e genera ricevute opponibili a terzi. Per questo viene spesso paragonata a una raccomandata con ricevuta di ritorno.
Le ricevute riportano informazioni relative all’invio e alla consegna, tra cui data, ora, mittente, destinatario e oggetto. La ricevuta completa di avvenuta consegna contiene anche il messaggio originale. La disciplina di riferimento è contenuta nel DPR 68/2005 e nel Codice dell’Amministrazione Digitale, D.lgs. 82/2005.
La PEC svolge anche un ruolo centrale nel sistema del domicilio digitale. Il domicilio digitale è l’indirizzo elettronico eletto per ricevere comunicazioni e notifiche con valore legale da parte della Pubblica Amministrazione.
Dal 2023 è operativo l’INAD, Indice Nazionale dei Domicili Digitali. Possono registrare il proprio domicilio digitale le persone fisiche maggiorenni, i professionisti e gli enti di diritto privato che rientrano nelle categorie previste dalla normativa. La registrazione richiede una PEC già attiva. Gli indirizzi dei professionisti presenti nell’INI PEC sono stati importati anche nell’INAD.
L’iscrizione del domicilio digitale nell’INAD è gratuita e avviene online tramite gli strumenti di identificazione previsti dal servizio. Una volta registrato, l’indirizzo diventa il recapito digitale utilizzabile dalle Pubbliche Amministrazioni per le comunicazioni aventi valore legale.
Questo comporta anche una responsabilità per il titolare. Quando una comunicazione viene regolarmente consegnata al domicilio digitale, il fatto di non averla letta non elimina gli effetti previsti dalla legge. Per questo è importante controllare la PEC con regolarità e mantenerla attiva.
Per imprese e professionisti iscritti ad albi e ordini esiste inoltre INI PEC, l’Indice Nazionale degli Indirizzi PEC delle imprese e dei professionisti.
Nel 2026 occorre considerare anche gli obblighi relativi agli amministratori di società. La normativa riguarda l’amministratore unico, l’amministratore delegato oppure, in assenza di quest’ultimo, il presidente del consiglio di amministrazione delle imprese interessate. Il domicilio digitale dell’amministratore deve essere diverso da quello dell’impresa. Per le imprese già iscritte nel Registro delle Imprese il termine previsto per la prima comunicazione era il 31 dicembre 2025. L’indirizzo deve inoltre essere comunicato in occasione del conferimento o del rinnovo dell’incarico.
Come funziona la PEC?
Lato utente, la PEC funziona in modo simile a una normale casella email. Si consulta tramite webmail oppure tramite un client di posta compatibile e consente di inviare messaggi, allegare documenti e organizzare la corrispondenza.
La differenza principale riguarda il sistema di certificazione. Quando il mittente invia un messaggio PEC, il proprio gestore verifica il messaggio e genera una ricevuta di accettazione. Il messaggio viene quindi trasmesso al gestore del destinatario. Se la consegna avviene correttamente, il mittente riceve una ricevuta di avvenuta consegna.
Queste ricevute costituiscono la prova dell’invio e della consegna. Per questo è importante conservarle insieme ai messaggi rilevanti.
La PEC italiana è inoltre interessata da un percorso di evoluzione verso i requisiti europei del regolamento eIDAS e gli standard REM, Registered Electronic Mail.
La PEC soddisfa già i requisiti previsti da eIDAS per i servizi elettronici di recapito certificato, ma non coincide automaticamente con un servizio elettronico di recapito certificato qualificato. Tra gli elementi richiesti per i servizi qualificati rientrano requisiti più stringenti sull’identificazione dei soggetti coinvolti e sulla sicurezza.
Per questo diversi gestori stanno introducendo procedure di identificazione del titolare e sistemi di autenticazione rafforzata, compresa l’autenticazione a più fattori. Modalità, tempi e requisiti dipendono dal servizio sottoscritto e dal gestore.
L’obiettivo dell’evoluzione verso gli standard europei è favorire l’interoperabilità dei servizi di recapito certificato tra gli Stati membri dell’Unione europea. Non significa che ogni casella PEC italiana sia già un servizio REM qualificato o che tutte le caselle richiedano oggi le stesse procedure di accesso.
Come richiedere la PEC?
Richiedere una PEC è un’operazione che si svolge generalmente online.
- Scegliere un gestore PEC presente nell’elenco ufficiale AgID.
- Confrontare le offerte disponibili considerando prezzo, spazio della casella, dimensione degli allegati, archivio, notifiche e servizi aggiuntivi.
- Scegliere l’indirizzo PEC e compilare la procedura di registrazione inserendo i dati richiesti.
- Effettuare il pagamento previsto dal piano selezionato.
- Completare le procedure di identificazione richieste dal gestore. Gli strumenti disponibili variano in base al provider e al servizio scelto.
- Configurare le credenziali e gli eventuali sistemi di autenticazione aggiuntivi previsti dal proprio gestore.
- Attendere l’attivazione della casella e verificare subito il corretto funzionamento attraverso un primo accesso.
I documenti e i dati richiesti variano tra i diversi operatori. In genere vengono richiesti:
- Documento di identità in corso di validità.
- Codice fiscale.
- Dati anagrafici del titolare.
- Numero di cellulare o altri recapiti necessari per la sicurezza dell’account.
- Metodo di pagamento per l’acquisto e gli eventuali rinnovi.
Per conoscere le modalità esatte di identificazione e attivazione è necessario consultare le condizioni del gestore scelto.
Una volta attivata una PEC personale, chi desidera utilizzarla come domicilio digitale nei rapporti con la Pubblica Amministrazione può registrarla nell’INAD.
Quanto costa la PEC?
Il costo di una PEC varia in base al gestore e ai servizi inclusi.
Le offerte destinate all’uso personale hanno generalmente prezzi contenuti. I servizi rivolti a professionisti e imprese hanno costi più elevati quando comprendono maggiore spazio di archiviazione, sistemi di conservazione, gestione multiutente, notifiche o altre funzioni professionali.
Prima dell’acquisto è importante controllare alcuni elementi.
Il primo riguarda il prezzo di rinnovo. Alcuni gestori applicano una tariffa promozionale iniziale e un importo differente dagli anni successivi.
Il secondo riguarda le modalità di rinnovo. Non esiste una regola unica valida per tutti gli operatori. Il rinnovo automatico, manuale e le relative scadenze dipendono dalle condizioni contrattuali e dal metodo di pagamento utilizzato.
Il terzo riguarda le conseguenze della mancata attivazione del rinnovo. Alla scadenza, il gestore applica le condizioni previste dal contratto, che possono comprendere sospensione, disattivazione o successiva cancellazione della casella.
La questione assume maggiore rilevanza quando l’indirizzo è stato registrato come domicilio digitale o comunicato a un albo, al Registro delle Imprese o a una Pubblica Amministrazione.
È quindi consigliabile verificare prima dell’acquisto:
- il prezzo iniziale
- il costo degli anni successivi
- la durata del contratto
- le modalità di rinnovo
- lo spazio disponibile
- le condizioni previste alla scadenza
- gli eventuali costi dei servizi aggiuntivi
Alcuni ordini professionali, associazioni di categoria ed enti mettono inoltre a disposizione dei propri iscritti servizi PEC inclusi nell’iscrizione o a condizioni agevolate. Prima di acquistare una nuova casella conviene verificare l’esistenza di eventuali convenzioni.
Quali sono i gestori accreditati per la PEC?
La PEC viene erogata da gestori presenti nell’apposito elenco pubblico dell’Agenzia per l’Italia Digitale.
AgID verifica il rispetto dei requisiti previsti dalla normativa e mantiene aggiornato l’elenco dei gestori PEC.
Tra gli operatori conosciuti nel mercato italiano rientrano, tra gli altri, Aruba PEC, InfoCert con Legalmail, Namirial e Poste Italiane. L’offerta disponibile varia in base al tipo di cliente e ai servizi richiesti.
L’elenco dei gestori non va considerato immutabile. Nel tempo gli operatori cambiano denominazione, modificano la propria offerta, vengono acquisiti o cessano determinati servizi.
Prima di acquistare una PEC è quindi opportuno verificare direttamente l’elenco aggiornato pubblicato da AgID e controllare che il servizio scelto corrisponda a una vera casella PEC.
Una normale casella email o un servizio commerciale definito genericamente come “posta certificata” non acquisisce il valore previsto per la PEC se non rispetta il quadro normativo applicabile.
La PEC per i concorsi pubblici
Per partecipare ai concorsi pubblici il punto di riferimento centrale è oggi il Portale unico del reclutamento inPA.
La domanda di partecipazione alle procedure pubblicate sul Portale viene compilata e inviata online secondo le modalità indicate nel singolo bando.
La PEC continua comunque ad avere un ruolo rilevante.
Diversi bandi richiedono al candidato di indicare un indirizzo PEC personale o un domicilio digitale intestato al candidato. Alcune procedure utilizzano questo indirizzo per comunicazioni individuali, richieste di integrazione, ammissioni con riserva o altre informazioni relative alla selezione. Esistono anche bandi del 2026 che richiedono espressamente il possesso di una PEC o di un domicilio digitale.
Non tutte le comunicazioni arrivano però tramite PEC.
In base alla procedura, la pubblicazione sul Portale inPA o sul sito dell’Amministrazione assume valore di notifica. Altre informazioni risultano disponibili nell’area personale del candidato. In alcuni casi l’Amministrazione invia anche una comunicazione individuale alla PEC o al domicilio digitale indicato nella domanda.
Per questo chi partecipa a un concorso deve leggere con attenzione il bando e controllare tutti i canali indicati dall’Amministrazione.
È consigliabile verificare prima di inviare la candidatura che:
- la PEC sia attiva
- l’indirizzo inserito nella domanda sia corretto
- la casella disponga di spazio sufficiente
- il rinnovo sia regolare
- le credenziali siano funzionanti
- la casella venga consultata con frequenza
Quando un messaggio viene regolarmente consegnato nella PEC indicata dal candidato, la mancata apertura non annulla gli effetti previsti dalla procedura. Diverso è il caso di una casella scaduta, disattivata o non in grado di ricevere il messaggio. Per questo è essenziale mantenere operativo l’indirizzo comunicato per tutta la durata del concorso.
La regola più importante resta quindi leggere il singolo bando. È il bando a stabilire quali strumenti utilizzare per presentare la domanda e attraverso quali canali vengono effettuate le comunicazioni ufficiali.
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