a cura di
Rosangela Proserpio
Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), adottato con il D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, all’interno della finalità generale della dematerializzazione della documentazione amministrativa stabilisce che tutte le amministrazioni debbano organizzarsi in modo da rendere sempre e comunque disponibili tutte le informazioni in forma digitale modificando radicalmente le modalità con cui gli enti devono provvedere alla gestione dei procedimenti amministrativi. L’entrata in vigore del CAD, il cui ambito di applicazione copre la totalità dei soggetti pubblici e privati che erogano servizi pubblici, ha costituito una delle più importanti innovazioni non solo perché ha introdotto obblighi volti a modernizzare le attività della P.A., ma anche perché prevede veri e propri diritti digitali per cittadini implementati, nel corso degli anni, da ulteriori impulsi alla digitalizzazione delle P.A. attraverso norme, regole tecniche e di indirizzo per l’attuazione del CAD.
Gli argomenti dell'articolo
La gestione dei documenti e il procedimento amministrativo informatico
L’art. 41 del CAD prevede che “le pubbliche amministrazioni gestiscono i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione”.
Questo significa che il procedimento amministrativo è diventato integralmente informatico.
Per far questo tutti gli uffici, compresi quelli delle istituzioni scolastiche, devono dotarsi:
- di strumenti per la formazione dei documenti e la loro trasmissione (software per la redazione dei documenti, firme elettroniche per la sottoscrizione, recapiti di posta elettronica ordinaria e certificata per la trasmissione);
- di sistemi informatici per la gestione dei documenti e dei fascicoli di procedimento (come il registro di protocollo informatico);
- di sistemi di gestione e conservazione documentale che garantiscano di mantenere nel tempo la validità giuridica dei documenti e dei fascicoli.
La rilevanza giuridica del documento informatico
Uno degli aspetti maggiormente rilevanti legati alla dematerializzazione dell’attività amministrativa è quello relativo all’efficacia giuridica dei documenti informatici. Sotto questo profilo, il Codice dell’Amministrazione Digitale differenzia il valore dei documenti informatici in base al tipo di sottoscrizione:
- il documento informatico, cui è apposta la firma elettronica, soddisfa il requisito della forma scritta e, sul piano probatorio, è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabili;
- il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, ha altresì l’efficacia prevista dall’art. 2702 del cod. civ., facendo quindi piena prova fino a querela di falso, e l’utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria;
- se il documento informatico è conservato per legge da una P.A. cessa l’obbligo di conservazione a carico dei cittadini e delle imprese, che possono in ogni momento richiedere accesso al documento stesso.
Approfondimenti sul Codice dell’Amministrazione Digitale sono disponibili nel Manuale per la preparazione al Concorso per DSGA (paragrafo 19.5)
La Gestione Documentale e la Firma Elettronica nella Scuola
Il 10 Dicembre 2021, con nota prot.n. 3868 il Ministero dell’Istruzione, in linea con il percorso delineato con il Ministero della cultura e in collaborazione con AgID, ha fornito indicazioni e messo a disposizione nuovi strumenti di gestione documentale per la progressiva digitalizzazione dei processi tipici delle Istituzioni scolastiche e per la corretta produzione e gestione dei documenti amministrativi:
- Linee Guida per la gestione documentale che forniscono una prima illustrazione dei meccanismi organizzativi di tenuta e conservazione della documentazione “scolastica”, nonché una descrizione sintetica dei principali strumenti da utilizzare
- Format di Manuale per la gestione dei flussi documentali che descrive il sistema di produzione e gestione dei documenti e contiene istruzioni di dettaglio per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi
- Titolario unico di classificazione, articolato su due livelli: il primo livello (Titolo) definisce i titoli di classificazione dei documenti, mentre il secondo livello (Classe) elenca le specifiche classi incluse all’interno di ciascun titolo
- Massimario di conservazione e scarto che descrive le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole per la conservazione, la selezione e lo scarto della documentazione archiviata.
- Sigillo – Firma Elettronica Avanzata, un applicativo per l’apposizione della Firma Elettronica Avanzata (FEA) che consente alle Istituzioni scolastiche di far sottoscrivere i documenti informatici.
La validità dei documenti informatici è, dunque, derivante dalla sottoscrizione elettronica dei documenti stessi. Il CAD prevede diverse tipologie di firme elettroniche con diverso valore giuridico. I soggetti che desiderano dotarsi di un dispositivo di firma digitale devono rivolgersi ai prestatori di servizi fiduciari accreditati, pubblici o privati che, sotto la vigilanza di AgID, emettono certificati qualificati (per la firma digitale) e certificati di autenticazione (per le Carte nazionali dei servizi).
Per quanto riguarda le Istituzioni Scolastiche, negli ultimi anni il Ministero ha messo a disposizione i seguenti strumenti di firma destinati sia al personale sia agli utenti:
- La Firma Digitale – Attraverso una convenzione con Certification Authority Postecom S.p.A., il MIUR ha realizzato un sistema centralizzato di firma digitale (denominato Firma Remota). L’obiettivo è quello di dotare tutti i dirigenti scolastici e i direttori s.g.a. delle scuole italiane di una firma elettronica qualificata attraverso la quale “firmare” documenti digitali di loro competenza senza dover ricorrere a supporti quali smart card o chiavette USB.
- La Firma Elettronica Avanzata – La Firma Elettronica Avanzata (FEA) è una tipologia di firma elettronica avente valore legale, che garantisce l’integrità del documento informatico, nonché la sua riconducibilità al firmatario, mediante l’utilizzo di strumenti su cui lo stesso ha il controllo esclusivo.
SIGILLO: Il servizio di Firma Elettronica Avanzata per le Istituzioni scolastiche
Cos’è:
Sigillo è un servizio di Firma Elettronica Avanzata che prevede l’utilizzo di due applicativi: “Sigillo”, a diposizione dei soggetti firmatari e “Sigillo Gestione”, predisposto per le Istituzioni scolastiche per il caricamento e la gestione dei documenti che devono essere firmati.
Come funziona:
Attraverso il portale www.miur.gov.it/-/sigillo-firma-elettronica-avanzata, le persone interessate, dotate di una identità digitale, possono registrarsi all’applicativo di Firma Elettronica Avanzata (FEA) chiamato ‘Sigillo” che permette loro di apporre la firma elettronica sui documenti digitalizzati creati dalle scuole, senza la necessità di utilizzare un certificato di firma digitale emesso da una Certification Authority.
“Sigillo-Gestione”, invece, è un applicativo del SIDI (Sistema Informativo dell’Istruzione) che consente ai dirigenti scolastici, ai direttori s.g.a. e al personale amministrativo dagli stessi accreditati, il caricamento dei documenti sui quali far apporre al firmatario la firma elettronica avanzata.
“Sigillo-Gestione” permette alle scuole di poter monitorare e caricare due diverse tipologie di documenti: a firma singola, per i quali sarà possibile richiedere la firma ad un solo firmatario; a firma multipla, per i quali sarà possibile richiedere la firma a più firmatari. Terminata la procedura di caricamento e di invio del documento a cura della scuola, il soggetto firmatario riceverà una mail con il link che lo porterà direttamente sulla pagina di firma del documento. Una volta completato il processo, il sistema provvederà all’invio di una e-mail di notifica sia alla scuola che ha predisposto il caricamento sia al firmatario o, in caso di firme multiple, a tutti i firmatari.
A titolo esemplificativo ma non esaustivo si elencano i documenti digitalizzati che potrebbero essere inviati alla firma da parte delle scuole al fine di velocizzare le attività amministrative svolte dalle segreterie, di favorire le relazioni tra scuola, personale scolastico e soggetti esterni e garantire la conformità ai requisiti di gestione documentale: verbali dei consigli di classe, del collegio docenti, del consiglio di istituto, contratti di acquisizione di beni e servizi o con esperti esterni.
Il Piano di semplificazione per la scuola, presentato dal Ministro dell’Istruzione e del Merito in occasione del Consiglio dei Ministri del 20 aprile 2023, prevede, tra i diversi interventi in favore delle famiglie, degli studenti e delle istituzioni scolastiche, un ampliamento delle funzioni del sistema “Sigillo” finalizzate ad evolvere l’utilizzo della Firma Elettronica Avanzata (FEA).
La Firma-Elettronica-Avanzata dei contratti gestiti in cooperazione applicativa con il MEF
A partire dall’anno scolastico 2023/24 il MIM, con nota 3615 del 01/09/2023, ha invitato tutte le istituzioni scolastiche ad utilizzare questa nuova possibilità, anche per la gestione dei contratti del personale supplente breve e a tempo determinato, docente ed ATA. Infatti, grazie anche all’aggiornamento delle procedure di cooperazione applicativa tra il Sistema SIDI del MIM e il Sistema NoiPA del MEF che consente di dematerializzare la copia originale cartacea del contratto e di formalizzare il rapporto di lavoro in modalità digitale ed in remoto, il dirigente scolastico e il personale docente o ATA possono firmare digitalmente il contratto di lavoro, mediante l’utilizzo del sistema ministeriale di FEA “Sigillo”. Il solo requisito richiesto, per i soggetti firmatari, è quello di essere in possesso di identità digitale SPID o CIE.
Come funziona:
Premesso che l’utilizzo della FEA non è obbligatorio, in fase di individuazione ai fini della nomina, l’interessato potrà scegliere se intende utilizzare la firma del contratto in modalità digitale oppure autografa.
Una volta accertata la scelta della modalità di firma con FEA da parte del nominato:
- l’ufficio di segreteria della scuola: attraverso il portale SIDI, provvede all’inserimento a sistema dei dati contrattuali;
- il dirigente scolastico: convalida il contratto;
- la procedura di cooperazione applicativa: provvede all’invio del documento al sistema Sigillo per l’apposizione della firma elettronica avanzata da parte dei soggetti contraenti (dirigente scolastico e supplente nominato);
- il sistema Sigillo: comunica alle parti contraenti, tramite e- mail, la disponibilità del documento da firmare e il link per accedere al sistema di firma. Una volta firmato da entrambe le parti il sistema provvederà all’invio di una e-mail di notifica sia alla scuola che ha predisposto il caricamento sia ai soggetti contraenti;
- l’ufficio di segreteria della scuola: provvede al download del contratto firmato elettronicamente da Sigillo e alla protocollazione, utilizzando gli applicativi in dotazione nonché all’invio al sistema NoiPA per il pagamento.
