La PEC – Posta Elettronica Certificata è una casella di posta che permette di inviare e ricevere comunicazioni che hanno valore legale. Da diversi anni l’Italia ha deciso di ricorrere a questo strumento per la gestione di una serie di operazioni di contatto tra cittadini e enti pubblici. In questa guida vedremo cos’è esattamente la PEC, come richiedere una casella di Posta Certificata e quando ne è richiesto l’utilizzo.
Gli argomenti dell'articolo
Cos’è la PEC e come funziona?
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è uno strumento attraverso il quale è possibile inviare email aventi lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno garantendo così la prova dell’invio e della consegna. La PEC consente di comunicare con la Pubblica Amministrazione, le aziende e altri privati in modo più efficace e veloce.
Allo stesso tempo, offre maggiori garanzie legali della raccomandata A/R in quanto, oltre a certificare la data di trasmissione, con la funzione di firma digitale garantisce anche il contenuto della comunicazione e permette di dimostrare la notifica di lettura del messaggio.
Un ulteriore vantaggio della PEC sta nella circostanza che le ricevute di consegna hanno piena validità legale anche se il messaggio non è stato effettivamente letto dal destinatario (su cui grava l’onere della prova di non aver ricevuto il messaggio), in maniera simile alla cosiddetta “compiuta giacenza” dell’atto giudiziario cartaceo o della raccomandata (la differenza è che la notifica “cartacea” per compiuta giacenza si perfeziona dopo 10 giorni dal deposito presso l’ufficio postale, mentre la notifica elettronica è istantanea).
Per quanto riguarda l’utilizzo e il funzionamento, possiamo fare una distinzione tra lato utente e lato tecnico:
- lato utente: la PEC funziona come le caselle di posta tradizionali. Questo significa che puoi inviare e ricevere messaggi con valore legale senza la necessità di utilizzare programmi speciali e senza dover acquistare dispositivi di autenticazione (ad esempio la smart card)
- lato tecnico: ogni messaggio inviato viene preso in carico automaticamente dal gestore del mittente, convalidato (se rispettoso degli standard tecnici previsti dalla posta certificata), spedito al gestore del destinatario, sottoposto a un ulteriore controllo e, infine, recapitato all’utente finale. Tutto ciò avviene in pochi secondi e il mittente riceve due notifiche: una relativa all’accettazione dell’email da parte del gestore e una relativa alla consegna del messaggio al destinatario.
Come richiedere la PEC e quanto costa?
Il servizio di Posta Elettronica Certificata può essere erogato esclusivamente dai gestori accreditati presso l’Agenzia per l’Italia digitale (AgID), l’Agenzia pubblica responsabile della vigilanza dei servizi digitali come la PEC, la firma digitale e la marca temporale.
Vediamo, quindi, come richiedere la PEC: collegandoti al sito di uno dei tanti gestori di posta elettronica certificata ti basterà scegliere l’offerta più adatta alle tue esigenze e sottoscrivere un abbonamento, compilando il modulo che ti verrà fornito dal provider e pagando la prima annualità attraverso uno dei metodi accettati (generalmente è possibile pagare con una carta di credito o con una piattaforma di pagamento digitale come PayPal).
A questo punto, devi inviare al fornitore PEC la documentazione necessaria all’attivazione dell’indirizzo che consiste nella scansione fronte-retro di un documento d’identità in corso di validità e nel modulo compilato in precedenza. Di solito, questi file possono essere inviati direttamente dal sito web del gestore o tramite posta elettronica ordinaria, dopodiché bisognerà attendere qualche giorno per l’elaborazione della richiesta e per l’attivazione della casella PEC.
Ricapitolando, quindi per aprire una PEC hai bisogno solo di:
- un documento d’identità
- un modulo di richiesta fornito dal provider
- un conto da associare all’indirizzo PEC per effettuare i pagamenti per i rinnovi annuali
La durata della casella PEC, quindi, è di un anno e il suo rinnovo non è automatico: al momento della scadenza sarà possibile decidere se rinnovarla o meno in base alle prorpie esigenze
Ma quanto costa aprire una casella di posta elettronica certificata?
Il costo necessario per l’attivazione di una PEC può variare in base al provider scelto, all’offerta sottoscritta e alle funzionalità aggiuntive richieste. I piani più economici partono dai 6/7 euro all’anno, mentre i più esclusivi possono superare i 50 euro all’anno.
Ecco un elenco dei principali gestori accreditati presso l’AGID:
- Actalis
- Aruba
- Cedacri
- InfoCert
- Intesa
- Intesi Group
- Irideos
- ITnet
- Namirial
- Nortatel
- Poste Italiane
- Register
- Sogei
- Telecom Italia Trust Technologies
- TWT
La PEC per i concorsi pubblici
Dal 2020, con il Decreto Rilancio (DL n. 34 del 19 maggio 2020) e il Decreto Agosto (DL n. 104 del 14 agosto 2020) sono diventati obbligatori SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) e PEC (Posta Elettronica Certificata) per la partecipazione ai concorsi pubblici.
Lo SPID è necessario per autenticarsi alla piattaforme che consentono l’inoltro della domanda che può essere presentata solo per via telematica e ai candidati è richiesto il possesso di un indirizzo di posta elettronica certificata valido.
Per candidarsi ad un concorso, generalmente, bisogna prima compilare e scansionare, salvando in PDF la domanda di partecipazione. Successivamente, si dovranno inviare in copia digitale tutti i documenti richiesti per partecipare al concorso tramite la propria casella di posta certificata all’indirizzo di posta certificata specificato nel bando di concorso. In tal modo, la candidatura avrà valenza legale.
La PEC, inoltre, servirà anche a ricevere comunicazioni ufficiali dall’ente che, in tal modo, potrà dimostrare legalmente l’avvenuta ricezione o la mancata consegna del messaggio.
